Sekretär, Office Manager

This is a fully remote position, open to applicants in Germany.

📋 Description

• Übernahme der Büroorganisation und administrativen Aufgaben, einschließlich Schriftverkehr, Postein- und -ausgang sowie digitales und analoges Dokumentenmanagement.

• Als erste Kontaktperson per Telefon und E-Mail für Kunden, Partner und Dienstleister agieren.

• Freundliche Entgegennahme von Anfragen und deren interne Weiterleitung.

• Unterstützung im Daily Business und im Sales-Support.

• Erstellung von Angeboten und Rechnungen.

• Durchführung vorbereitender Aufgaben für die Buchhaltung.

• Koordination von Terminen, Planung von Reisen für das Team und Vorbereitung von Meetings.

• Sammlung, Prüfung und Sortierung von Rechnungen und Belegen.

• Verwaltung von Angeboten und enge Zusammenarbeit mit der Steuerberatung sowie den Geschäftsführern.

⛳️ Requirements

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär:in oder Hotelkauffrau/-mann, oder mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Position.

• Zuverlässigkeit, Präzision und ein freundliches Auftreten.

• Extrem strukturierte, gewissenhafte und eigenständige Arbeitsweise.

• Diskretion und Verlässlichkeit.

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und Outlook, sowie Google Workspace.

• Sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift auf Deutsch.

• Freundliches, professionelles Auftreten am Telefon.

• Freude an Routineaufgaben und die Fähigkeit, bei vielen gleichzeitigen Anfragen den Überblick zu behalten.

• Teamfähigkeit.

🏝️ Benefits

• Befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 16.12.2027 mit möglicher Verlängerung.

• Eine umfassende Einarbeitung.

• Ein sicherer Arbeitsplatz.

• Ein sympathisches Team.

• Eine offene Arbeitsatmosphäre.

• Geregelte Arbeitszeiten (Vollzeit) für eine ausgewogene Work-Life-Balance.